（１）　外出を理由に断る

受付　：あいにく佐藤は外出しておりまして。

李　　：いつ頃お戻りになられるでしょうか。

受付　：申し訳ございませんが、こちらではよくわかりません。後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか。

李　　：そうですか。では、近日中にまたおうかがいいたします。

 

（２）　忙しいことを理由に断る

受付　：ただ今、社内が取り込んでおりまして、誠に申し訳ございませんが、佐藤も手が離せない状態でございます。

李　　：そうですか。

受付　：せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません。

李　　：では、佐藤さんにはよろしくお伝えください。では、失礼します。

 

（３）　規則を理由に断る

受付　：誠に申し訳ございませんが、当社ではお約束のない方のお取り次ぎはできないことになっております。

李　　：そうですか。

受付　：申し訳ございません。

常套表現と解説

・　後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか

　  誠に申し訳ございませんが、ただ今、社内が取り込んでおりまして

・　誠に申し訳ございませんが、当社ではお約束のない方のお取り次ぎはできないことになっております

・　せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません

 

　これらはアポイントのない来客からの面会の申し出を断るときによく使われる表現です。・の「後日、日を改めてお越しいただくわけにはいかないでしょうか」は婉曲な断りの表現ですが、「社内が取り込んでおりまして」も、忙しいことを理由に「会いたくない」ということを婉曲に伝えている場合もあります。

　・はアポイントのない面会は受け付けないと規則を理由に断る例ですが、これは門前払いの時にも使われる表現で、有無を言わせぬ断りになります。しかし、どのような場合であっても、・の「せっかくおいでくださったのに、申し訳ございません」の一言を付け加えるようにしましょう。これで印象がずいぶんやわらぎます。