３、　担当が出られない時

 

（１）　担当者が不在

受付　：ただ今連絡を取りましたが、あいにく佐藤は外出しております。いかがいたしましょうか。

李　　：そうですか。あのう、何時ごろお戻りになられるでしょうか。

受付　：昼過ぎには戻ってくるとのことでしたが、はっきりしたことは申せません。もし、伝言でよろしければ、おうかがいいたしておきますが。

李　　：では、○○社の李が来たとお伝えいただけないでしょうか。

受付　：かしこまりました。お名刺をちょうだいできますか。

 

（２）　代理を呼ぶ

受付　：あいにく佐藤は席を外しております。代わりの者でよろしければ、同じ課の者をお呼びいたしますが。

李　　：そうですか。では、申し訳ございませんが、そうしていただけないでしょうか。

受付　：かしこまりました。早速連絡を取りますので、今しばらくお待ちください。

　　　　　　　・・・（代理の者が来る）・・・

白石　：どうもお待たせいたしました。同じ課の白石と申します。もし、私でわかることでしたら、承りますが。

李　　：ありがとうございます。実は○○の件で・・・。

 

（３）　先客がいたとき

受付　：あいにく佐藤は先客がございまして、今少々時間がかかるとのことですが、いかがいたしましょうか。

李　　：そうですか。では、それまで待たせていただいてもよろしいでしょうか。

受付　：はい、けっこうです。その旨、佐藤に伝えておきますので、どうぞこちらでお待ちください。ただ今、お茶を持ってまいります。

李　　：あっ、お気遣いは無用に願います。

常套表現と解説<br> 

・　あいにく△△は外出しておりますが、いかがいたしましょうか

　　あいにく△△は会議中でございますが、いかがいたしましょうか

　　あいにく△△は席を外しておりますが、いかがいたしましょうか

　　あいにく△△は先客がございまして、今少々時間がかかりますが

・　もし伝言でよろしければ、おうかがいしますが

　　私でわかることであれば、承りますが

　　代わりの者でよろしければ、同じ課の別の者をお呼びいたしますが

・　お名刺をちょうだいできますか

　　お名刺をいただけますでしょうか

・　それまで待たせていただいてもよろしいでしょうか

　　お気遣いは無用に願います

 

　これはアポイントのない来客があったときに生じがちなことですが、担当者が不在か何かの用事で接客に出られないときの応対です。・は事情を述べて、「いかがいたしましょうか」とお客の判断を待つ言い方で、一番丁寧な応対になります。

　・は本人の代わりに伝言を受けたり、代理の者を呼ぶときの言い方です。なお、アポイントのない来客には担当者への連絡に名刺が必要になりますから、・のように言って、忘れず名刺をもらっておきましょう。